HEINEKEN gaat managing agent-contract aan met CoSource
06-04-2021
Een bierbrouwer brouwt een lekker biertje. Zijn corebusiness ligt níet in het onderhoud en beheer van gebouwen en gebouwinstallaties. Daarom brengt HEINEKEN Netherlands Supply dat in 2021 voor een groot deel onder bij het advies- en managementbureau CoSource. Dit bureau vertaalt als managing agent de strategische doelstellingen naar operationele oplossingen op het gebied van technisch beheer en exploitatie. MPM’er Jeroen Kroese leidde voor HEINEKEN Netherlands Supply het tender- en implementatieproces en heeft nu een leidende rol in het afsluitende transitieproces.
Overall coördinatie
Jeroen: “HEINEKEN Netherlands Supply is de productieorganisatie van HEINEKEN in Nederland. Daaronder vallen de brouwerijen in Den Bosch en Zoeterwoude, de Brand-brouwerij in Wijlre en het kantoor in Zoeterwoude. Op die locaties staan gebouwen met kritische installaties die eigenlijk geen minuut mogen uitvallen en met veel minder kritische installaties. Het onderhoud daarvan wordt uitgevoerd door vele tientallen leveranciers. Allemaal goed voor hún deel van de werkzaamheden. Wat zij níet kunnen verzorgen, is de overall coördinatie. Daar is CoSource nu verantwoordelijk voor. In het tenderproces hebben we voor deze partij gekozen, omdat ze hebben laten zien dat ze alle expertise in huis hebben die HEINEKEN nodig heeft voor een goed onderhoud en beheer van gebouwen en assets.”
Managing agent-contract
Wie een prachtig product maakt en daarvoor veel gebouwen nodig heeft, kan zeggen: het onderhoud en beheer van die gebouwen doen we zelf. En de assets nemen we daarin mee. Maar in die keuze word je al heel snel geconfronteerd met specifieke vraagstukken op het gebied van organisatie en wet- en regelgeving. Zaken die je heel snel kunnen afleiden van je corebusiness. Daar heb je geen last meer van wanneer je besluit om het volledige pakket van facilitaire diensten, inclusief het management, te outsourcen bij één partij. Van zelf doen naar integrated facility management: de beweging die vele bedrijven en ook HEINEKEN Netherlands Supply hebben gemaakt.
Hard en soft services
Jeroen: “Maar in het geval van HEINEKEN bleek dat te veel gevraagd van de gecontracteerde partij. Want de facilitaire diensten zijn zeer divers. Je hebt de hard services: het onderhoud aan gebouwen en installaties, de bestrating, de riolering, de hekwerken etc. En je hebt de soft services: de industriële reiniging, de schoonmaak, de catering, de groenvoorziening etc. De soft services vereisen een heel andere expertise dan de hard services.
Namens HEINEKEN Netherlands Supply heb ik aan het begin van 2021 een samenwerkingsovereenkomst gesloten met CoSource. Daarin hebben we dit bureau de managing agent gemaakt voor het onderhoud van de gebouwen en de gebouwgebonden installaties van de brouwerijen en het kantoor van HEINEKEN in Zoeterwoude. De focus in het managing agent-contract ligt op contract- en leveranciersmanagement, assetbeheer en financieel beheer. Dus de hard services. Voor de soft services hebben we een nieuw contract opgesteld met de partij die eerder voor alle facilitaire diensten verantwoordelijk was.”
Kracht op tactisch niveau
CoSource gaat als managing agent dus zelf geen onderhoud uitvoeren. Jeroen: “De kracht van dit bureau ligt op het tactische niveau: grote hoeveelheden data verwerken in heldere analyses en rapportages, op basis daarvan verbeteringen voorstellen en eventueel zoeken naar nieuwe leveranciers. We verwachten ook dat CoSource HEINEKEN zal adviseren over meer uniformiteit tussen de verschillende locaties en over standaardisatie van de onderhoudswerkzaamheden. De mensen van CoSource weten wat er te koop is in de wereld van gebouwenbeheer en gebouw- en installatieonderhoud. Zij bieden in hun dienstverlening een mooie combinatie van bedrijfs-en organisatiekunde én inzicht in techniek.”
Mooi en uitdagend proces
Jeroen Kroese kan terugkijken op een mooi proces. Dat begon met een door hem geleide tenderfase, waarin uiteindelijk CoSource is geselecteerd. “We zijn vervolgens in oktober 2020 een implementatietraject ingegaan. Het doel was om ervoor te zorgen dat CoSource op 1 januari 2021 alle basisprocessen, zoals het verwerken van storingen en meldingen en het bijbehorende financiële proces, goed op orde kon krijgen. Die termijn hebben we gehaald. Nu zitten we tot het einde van dit jaar in een transitiefase. Daarin zullen we een aantal basisprocessen verder uitwerken en aanvullende processen gaan inrichten. Denk daarbij aan leveranciersoptimalisatie, assetmanagement, performancemetingen en ook het maken van meerjarenonderhoudsplannen.”
Pragmatische aanpak
Het proces om te komen tot een managing agent-model was uitdagend. Jeroen: “Toen we in oktober met CoSource in zee gingen, wisten we dat deze partij vanaf 1 januari alle klanten en storingen moest kunnen afhandelen. Er was dus relatief weinig tijd om de basis goed in te richten. We hebben daarom gekozen voor een pragmatische aanpak. Korte lijnen. Hands-on. Dat past bij CoSource en ook bij MPM. Hierbij heeft ook geholpen dat ik al enkele jaren actief ben bij HEINEKEN als manager. Ik ken de mensen en de processen in de organisatie en weet dus hoe we valkuilen in het proces kunnen omzeilen. Dat helpt om mensen snel te kunnen overtuigen.”
‘Soepele overgang’
Niet alleen Jeroen Kroese kijkt met plezier terug op het proces. Ook Jeroen Swuste, director Supply Chain Support bij HEINEKEN Netherlands Supply. “Het project om de hard services bij een managing agent onder te brengen, was tamelijk complex en stond onder grote tijdsdruk. Als lid van de stuurgroep werd ik steeds goed geïnformeerd. Waren er problemen, dan werden die gepresenteerd met een passende oplossing erbij. De aanpak van het project zou ik professioneel, verbindend en pragmatisch willen noemen. Het resultaat was een soepele overgang naar de nieuwe situatie, zonder zorgen voor de primaire processen.”
Strakke regie
Jeroen Kroese: “Ik ben blij, dat we in die pragmatische aanpak de focus op de juiste dingen hebben kunnen leggen. En ik heb er alle vertrouwen in, dat CoSource de juiste partij is om een strakke regie te voeren over het onderhoud en beheer van gebouwen en assets. Zodat HEINEKEN zich kan richten op waar het concern goed in is: het brouwen van een lekker biertje.”