Vincent loodst toonaangevend bedrijf door een uitdagende fase

Paques, gevestigd in het Friese Balk, is al meer dan veertig jaar een wereldwijde pionier op het gebied van biologische zuiveringssystemen voor afvalwater en biogas. Het bedrijf levert innovatieve oplossingen die zowel ecologisch als economisch duurzaam zijn. In ruim zestig landen leverde Paques meer dan 3.300 installaties aan klanten in onder meer de food-, petrochemie- en farmaciesector. Om de eigen ecologische voetafdruk te minimaliseren, maakte het bedrijf in 2023 de omslag van een productie- naar een inkooporganisatie. Dat betekende niet alleen een verandering in werkwijze, maar ook in mindset, processen en verantwoordelijkheden. Vincent Klein Koerkamp helpt het bedrijf door deze uitdagende fase heen te navigeren.

Minstens zo hoge kwaliteitseisen

Wie nu bij Paques over ‘de werkvloer’ spreekt, heeft het niet meer over de productiehallen. De werkvloer bestaat uit projectteams, waarin engineers, inkoop- en kwaliteitprofessionals gezamenlijk tot iets moois willen komen. Op die werkvloer vinden we ook de sales-afdeling en de serviceafdeling die wezenlijk bijdragen aan de kernprocessen van het huidige Paques.

De engineers werken de wensen van de klanten uit tot innovatieve oplossingen. Zij specificeren de uitgedachte oplossingen verder, zodat die voldoen aan de klant- en Paques-specifieke vereisten. De inkoper zorgt ervoor dat de benodigde assets worden verkregen vanuit een groeiend netwerk van leveranciers, terwijl voorheen de Paques-specifieke assets vooral uit de eigen productie kwamen. De grootste uitdaging daarbij zit ‘m in het specificeren van de Paques-specifieke assets en het waarborgen van de kwaliteit. Die moet minstens zo hoog zijn als vroeger uit eigen productie.

Toen Vincent Klein Koerkamp in december 2024 werd ingehuurd door het bedrijf in Balk, bracht hij de status quo van diverse projecten in beeld en bouwde hij een dashboard dat voor elk lopend project een helder inzicht gaf qua status van engineering, planning, inkoop en voortgang.

Kwaliteitsborging

Vincent: “In een inkooporganisatie ligt de focus op engineering, sourcen van componenten en het leveren van klantgerichte oplossingen. Vroeger kon je als leverancier instaan voor de kwaliteit van je product: dat had je zelf gebouwd. Maar voor een inkooporganisatie is het essentieel dat je vooraf de kwaliteit van je leveranciers kunt borgen. Heb je daar een minder goed beeld bij, dan kun je voor vervelende verrassingen komen te staan. Aan die kwaliteitsborging hebben we veel gedaan middels Q-plannen en ITP’s welke met de klant werden doorgenomen en die vervolgens met onze leveranciers werden gedeeld. Daarnaast heb ik samen met de manager Kwaliteit diverse processen van een (inkoop)organisatie uitgetekend. Wie heeft wat wanneer nodig? Welke templates horen daarbij? Hoe zorgen we er bijvoorbeeld voor dat engineering en inkoop naadloos op elkaar aansluiten? En hoe garanderen we dat de engineerings BOM (bill of material) compleet is ingekocht, zodat we tijdens assemblage en inbedrijfstelling ergens in de wereld niet voor verrassingen komen te staan?”

Oplossingsgericht

“Omdat de interne organisatie alle aandacht opeiste, was het contact met de klanten door mijn voorgangers wat verwaterd. We konden hun door de interne transitie even niet leveren wat we hadden beloofd. Dat is geen reclame voor een bedrijf dat wereldwijd betrouwbaarheid hoog in het vaandel heeft staan. Daar hebben we dan ook veel energie in gestoken. Moeilijke, eerlijke gesprekken met klanten gevoerd. Open en oplossingsgericht. De klanten waardeerden onze aanpak en vooral het realisme in de opnieuw overeengekomen planningen die wekelijks gedeeld werden om aan te tonen dat we weer on track waren.”

Dashboards

Om de organisatie door deze uitdagende fase heen te loodsen, vervulde Vincent Klein Koerkamp tijdelijk een bredere rol dan die van projectmanager alleen. “Ik heb ook een deel van het inkoopmanagement voor mijn eigen projecten op mij genomen in nauwe samenwerking met de manager Inkoop. Omdat men was overgestapt naar een nieuw ERP-systeem liepen we op dat vlak ook tegen problemen en uitdagingen aan. Om desondanks toch overzicht te houden, heb ik mijn eigen dashboards gemaakt die ik wekelijks met de projectteams doornam. Daarmee wist iedereen precies wanneer iets besteld en geleverd moest worden. Hierdoor konden leveranciers sneller en efficiënter worden opgevolgd en aangestuurd om leveringen tijdig te doen, zodat Paques de afgegeven planning naar de klanten kon waarmaken. Dat dashboard was leidend om controle te houden op de processen.”

Dankbare opdracht

“Het is een heel dankbare opdracht.” Zo typeert Vincent zijn werk bij Paques. “Iedereen staat open voor verbeterideeën en wil die overnemen. Paques-specifiek en op maat. Dat betekent dat ik direct resultaat zie van de ondernomen acties. Niet alleen ik, ook iedereen met wie ik werk. De omslag is ook op de werkvloer zichtbaar. Men ervaart dat er een nieuwe wind waait. Dat de processen nu ondersteunend zijn aan een inkooporganisatie. Elk project begint met een heldere scopedefinitie en de teams zorgen dat de outsourcingstrategie wordt ingevuld. Wat mag deze klant van ons verwachten en wanneer?”

Navigeren naar de toekomst

Wat is voor Vincent de grootste uitdaging? “De organisatie zodanig begeleiden dat ze zelf verder kunnen in de nieuwe vorm. Ze hebben even iemand nodig die helpt navigeren en die ervaring meebrengt uit soortgelijke organisaties. Iemand die weet hoe een inkooporganisatie werkt, die helpt de processen daarop in te richten en die teams verbindt.”

Intussen is Paques nog steeds dat wereldwijd toonaangevende bedrijf. Met innovatieve technologie, een ijzersterk product en een markt vol potentie. Mede dankzij de inzet van Vincent Klein Koerkamp wordt nu succesvol de transitie gemaakt naar een toekomstbestendige organisatie. Met dezelfde betrouwbaarheid, kwaliteit en klantgerichtheid als vroeger. Maar met een gereduceerde eigen voetafdruk op deze wereld. Iets wat helemaal in het DNA van Paques zit.

Waardering

Dat de inzet van Vincent Klein Koerkamp bij Paques wordt gewaardeerd, klinkt helder door in de woorden van Willemien Wink, manager Projects bij Paques:

“Vincent is vasthoudend, laat niet los totdat het in de puntjes geregeld is en heeft daarbij sterk oog voor processen. Hij helpt ons om lopende projecten goed op te leveren. Maar vooral ook om vanuit zijn kennis en ervaring een echte projectenorganisatie op te zetten. Hij heeft een duidelijke visie op professioneel projectmanagement en wat we daarin van elkaar mogen verwachten. Die brengt hij op een hele vriendelijke en toegankelijke manier. Dat maakt dat mensen zich erbij aansluiten. Een professionele projectmanager en een fijne collega.”