Anita Oosterbeek ook actief bij jachtenbouwer Oceanco

Surfen over de website van Oceanco roept een wereld op van verre horizonnen, de weidsheid van de oceaan en het comfort van drijvende paleizen. Want Oceanco bouwt grootse zeewaardige jachten op maat. Het bedrijf krijgt opdrachten van over de hele wereld. De behoeften van de toekomstige eigenaar staan daarin centraal. MPM’er Anita Oosterbeek begeleidde bij Oceanco succesvol een versnellingsoperatie, waarbij diverse aannemers betrokken waren. Daarin paste zij het estafetteprincipe toe.

Acht dagen per week?

In een eerder bericht op onze website vertelde Anita Oosterbeek over de drie capex-projecten die zij begeleidde en nog steeds begeleidt voor NewCold: de bouw van een geautomatiseerd koelvrieshuis in Corby (Engeland), eenzelfde project in Madrid en een derde koelvrieshuis in Boekarest. En voor wie dan denkt dat haar werkweek acht dagen telt: van oktober 2024 tot en met eind april 2025 combineerde zij die drie Europese projecten met een enerverend opdracht bij de Nederlandse jachtenbouwer Oceanco. Zonder dat zij daarmee een van beide opdrachtgevers tekortdeed.

Tijdlijn zeker stellen

Hoe het jacht gaat heten, weet alleen de eigenaar nog. Bij Oceanco heeft ieder jacht in aanbouw slechts een nummer. Wie die eigenaar is, is ook niet relevant voor Anita en de aannemers met wie zij werkt. Wél relevant is dat de eigenaar op het afgesproken moment moet kunnen beschikken over het hypermoderne jacht. De tijdlijn die daarvoor wordt opgesteld, is heilig.

Zo’n jacht heeft een aantal technische ruimtes aan boord. Net zo essentieel als ze klein zijn. Ruimtes waar toch meerdere aannemers tegelijkertijd hun mensen moeten laten werken. Dan kun je bijna wachten op een vertraging in het bouwproces. In oktober 2024 vroeg Oceanco aan Anita Oosterbeek om te helpen om de tijdlijn zeker te stellen.

‘Bunker’ vol met tekeningen

Anita: “Als je dan met zo’n opdracht begint, analyseer je zo snel mogelijk wat er aan de hand is. Hoe komt het dat de tijdlijn gevaar loopt? Dan stel je als een dokter na vele vragen en onderzoeken de diagnose om vervolgens een passende behandeling te ontwikkelen. In het geval van Oceanco is dat een estafettetraject geworden met ‘de bunker’ als zenuwcentrum. Ik heb de verschillende aannemers gefaciliteerd om van al het werk dat zij in die kleine ruimtes van het schip moesten doen, kleinere doelstellingen te maken. Die kleine doelstellingen waren de onderdelen van sprintsessies. We hebben een kamer bij Oceanco veranderd in ‘een bunker’ waarvan alle muren bedekt waren met tekeningen. We hebben een groot sprintbord opgebouwd met daarop die kleine deelprojecten. Ieder deelproject had een tijdslot van twee weken. De uitdaging was om per week en per aannemer de versnelling te realiseren terwijl je zo veel mogelijk backlogs oplost.”

Commitment

“Dat lukt alleen wanneer er bij iedereen 100 procent commitment is. Op het grote sprintbord aan de muur met een tijdlijn van twee weken plakten de aannemers zelf geeltjes op de dag waarop zij hun deel van de sprint konden realiseren. Zij kregen niet de opdracht om op dag X iets te doen, zij committeerden zichzelf daaraan en gaven na die dag het stokje door aan een andere aannemer. Al heel snel leverde deze korte sprintsessies bij iedereen veel energie op. Oceanco had de coördinerende rol. Mijn rol was die van facilitator en coach om de doelstellingen te halen. Omdat ik ook bezig was voor de drie NewCold-projecten, kon ik maar een paar dagen per week bij Oceanco zijn. Maar al heel snel hoorde ik dat de aannemers dagelijks nieuwe geeltjes kwamen plakken op de tijdlijn. Dat liep gesmeerd en bracht veel focus en kleine en grotere quick wins.”

Estafettevorm

“Iedere aannemer heeft een team dat hij aan het werk zet bij de bouw van de boot, de co-makers. Er ontstaat vertraging als die teams elkaar in de weg gaan lopen of op elkaar moeten wachten. Zo gaat het als je werkt in verschillende silo’s, los van elkaar. Door de estafettevorm lieten de aannemers dat silodenken al heel snel los. Er ontstond interactie: ‘als jij vandaag dit even voor mij doet, doe ik morgen dat voor jou.’ Wat ik daar deed, was het overzicht houden door onder meer controlevragen te stellen. Commitment en accountability zorgden ervoor dat we de versnelling konden realiseren. Als je daar goede afspraken over maakt en de methode pasklaar maakt op de behoeften van de klant, is deze estafettevorm bij heel veel projecten voor heel veel klanten toepasbaar.”

Senioriteit in projectmanagement

Eind april rondde Anita Oosterbeek de opdracht bij Oceanco af. Niet dat het superjacht toen te water werd gelaten. De bouw gaat nog steeds door. Wél omdat de werkwijze volledig vertrouwd geworden was en de aannemers het helemaal zonder haar konden. De tijdlijn is betrouwbaar en voorstelbaar gemaakt.

“Met haar doelgerichte aanpak sturend op duidelijkheid, helderheid en commitment, heeft Anita een complex stuk werk procesmatig vlot getrokken. Dit ging zeker niet zonder slag of stoot; met een professionele maar soms ook confronterende aanpak is er op specifieke werkpakketten een mentaliteitsverandering en plannings betrouwbaarheid gerealiseerd die het project een grote dienst heeft bewezen.” Aldus Deniz de Koningh, Project Director Oceanco.

MPM Business Navigators weet grip te krijgen op complexiteit. Daarvoor worden de MPM’ers ingevlogen. Anita Oosterbeek wist dit gedurende ruim een halfjaar tegelijkertijd te doen bij NewCold én bij Oceanco. Senioriteit in projectmanagement werpt zo haar vruchten af.